France Energies Marines recherche un.e Assistant.e Administratif.ve (F/H)
Lieu : Brest (29)
CDI
Début : 02/05/2022
Date imite de candidature : 15/04/2022
MISSIONS
Collaborateur.trice de France Energies Marines, l’assistant.e administratif.ve est placé.e sous l’autorité de la Directrice administrative, financière et juridique de la structure et a pour missions de :
- Collecter, classer l’information, la transmettre et en assurer la bonne mise en forme pour la Direction
- Assurer le standard et filtrer les appels téléphoniques
- Assurer le suivi de la messagerie du Directeur général et la messagerie générale de l’Institut
- Organiser les déplacements des salariés de France Energies Marines (réservation des voyages, enregistrement des ordres de mission, notes de frais, etc.)
- Contrôler et suivre la procédure d’achats (demande d’achat, bon de commande, facturation, paiement)
- Préparer les documents de ventes (devis, factures, suivi des paiements)
- Préparer les documents/présentations et assurer le bon déroulement matériel des réunions, en particulier des instances consultatives et décisionnelles (conseils d’administrations, assemblées générales) mais également de séminaires spécifiques
- Préparer des comptes rendus à partir de notes en séance
- Maintenir, en lien avec les nombreux partenaires de l’Institut, une liste actualisée de contacts
- Faciliter l’installation des nouveaux salariés
- Contribuer au bon fonctionnement de la vie au quotidien de l’Institut, notamment sous l’angle de l’organisation et de la logistique (distribution des tickets restaurant, achat et suivi du stock de fournitures, envois postaux, etc.).
